導入事例

CASE

21.09.13売上管理

【Access作成代行】日報入力データと連係する請求管理の自動化

ご依頼者情報

事業内容
サービス業
従業員数
約10名

詳細情報

ご利用パック
プラス・ココ プロフェッショナル
参考価格
650,000円(税抜) 715,000円(税込)

導入前の課題

  • 顧客管理ソフトを使って、顧客ごとに日報と手計算した請求費用を入力している
  • 請求費用はプランによって細かく項目と条件が異なるため、手作業による処理が複雑となっている
  • 毎月の請求管理は、顧客管理ソフトの日報・請求費用データをCSV出力してExcel集計しているが、一度の作業では目的を叶えることができず、追加集計や多重管理、二重入力が発生している

導入後の効果

  • 顧客管理ソフトへの入力を極力シンプル化し手計算を不要にしたことで、日々の煩雑な作業が軽減された
  • 複雑で細かい請求条件をAccessシステムで自動化し、処理速度が大幅に短縮され、スタッフの負担が軽減された
  • 請求条件の変化に対応するシステム修正を自社管理できるよう設計したため、ランニングコストが不要
  • イレギュラーが発生した場合の柔軟な処理方法を組み入れたため、特異なケースでもAccess一括で作業でき、管理がシンプル化された
  • Accessで自動整理した情報をExcelに抽出できるため、Excelでもデータを自由に編集・管理することが可能

アイコン:パソコン 導入ファイルの内容

使用ソフト

ACCESS :Access

  • 顧客管理ソフトに蓄積された情報データをもとに月々の請求を数回のクリックで一括集計
  • プラン別に異なる複雑な請求条件を一括集計
  • スタッフが顧客管理ソフトに日報に入力したサービスの開始時間と終了時間から時間単位を計算
  • 時間単位をもとに、深夜、早朝、土日祝、超過、緊急対応による割増料金を一括集計
  • プラン毎の異なるレイアウトによる請求書の発行
  • イレギュラーが発生した場合に対応する処理方法の組み入れ
  • 柔軟に情報管理するためのExcelファイル化
  • 毎月の経理処理に必要なデータ作成の自動化
  • 毎月のインターネットバンキング転送データの自動作成

かなり細かい条件でもAccessなら解決できることが多いです。
導入後もなるべく自社で運用できるよう、予測される変化やイレギュラーに対応できる仕組みづくりを提案しました。
複雑な時間計算の組み込みは大変でしたが、従業員様の日々の手間をかなり省けたため達成感があります。