【導入事例】従業員の勤怠管理・給与計算Excelシステム

ご相談内容
フランチャイズ店4軒を経営しており、約150名の従業員がいます。
店舗によってアルバイトの時給計算の考え方が異なっており、土日祝のみ時給アップする店舗もあれば、ランチタイムのみ時給アップする店舗もあります。
24時間営業の店舗が1軒あり、早朝手当を支給しています。
その他、研修期間中の時給設定もあります。
給与ソフトウェアは契約していますが、複雑な給与計算には対応しきれず、結局、勤怠時間・給与を手計算しているため、毎月かなり稼働がかかっています。

 


現在、従業員の給与については、勤怠時間、給与計算ともに手計算しています。
パソコンを使えばもっと楽になるのでは・・?と日ごろから思っているのですが・・。


手で計算されているなんて、かなり時間がかかるし、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
ルーティンワークはExcelやAccessなどを使えば、作業の自動化が図れ、うんとラクになりますよ。
ご相談のケースでは、タイムカードの時刻を入力するだけで、勤怠時間の計算から支払い給与まで、あっという間にパソコンが算出してくれます。


アプリや、無料フォーマットのダウンロードなどもあると聞きました。


アプリや無料フォーマットのダウンロードで充分対応が可能なのであれば、それで良いと思います。
ただし、アプリには不要な機能が多かったり、逆に必要な機能はなかったりもします。
特に御社の場合、店舗ごとに異なる複雑な時給計算があり、独自に作成しなければ対応が難しいでしょう。
+COCOでは、必要なものを必要な時に必要な形で出せる、あなただけのシステムをオーダーメイドできる点が最大の魅力となっています。


作業の負担が軽減されても、その分、費用がかかるのではないでしょうか?


もちろん初期費用はかかりますが、その後に削減される人件費を思えばすぐにカバー可能です。※下部の表を参考
また、プログラミングを使う設計をシステム会社に依頼するより、身近なソフトを使って組み込むシステムの方が、格安で作成できます。


パソコンでできるようになっても、店舗や時給の変更があったときが不安です。すぐに使えなくなるのではないでしょうか?


いえ、+COCOではご要望を伺いながら、なるべくその後のメンテナンスが簡単にできるシステムを作ります。
特にExcelでシステムを作成する場合、Excelの得意な方がいれば自社で加工していくことも可能です。
もちろん、有料にはなりますがアフターフォローも万全に行ってまいりますので、変更依頼などはいつでも気軽にお申し付けください。

【今回のご依頼に対して行ったシステム構築の内容】

システム構築内容 参考金額 納品物・提供サービス
従業員150名。
店舗ごとに異なる
3パターンの
勤怠・給与計算
18万円
  • ・CD管理ファイル 4種類
  • ・フォーマットファイル 6種類
  • ・マニュアル
  • ・使用方法レクチャー3回訪問
  • ・諸経費

 

【ひと月単位の稼働に対する費用削減】

作業内容 導入前 導入後 削減時間 費用対効果(ひと月単位)
各店舗での勤怠時間計算 32時間 12時間 ▲20時間 計40時間削減
人件費82,400円削減

※時給2,060円で計算した場合
本社での給与計算 16時間 1時間 ▲15時間
本社での親会社報告資料作成 5.5時間 0.5時間 ▲5時間

※各店舗においては手計算がなくなる代わりに、タイムカード打刻時間の入力が必要
本社においては、手計算の時間とシステム作業の時間を比較

導入費用に対し、ほぼ2ヶ月分の稼働削減でカバー可能!

(時給算出の参考資料)
平成27年分民間給与実態統計調査結果(国税庁)
平成27年就労条件総合調査の概況(厚生労働省)

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